Короткий ответ
Для коммерческого импорта нужны связанные документы на сделку, фактическую партию, импортёра, перевозку и таможенное оформление. Начальный комплект: контракт или условия продавца, invoice, packing list и описание товара. Разрешения и сведения о компании добавляются по применимости. ДТ, документы перевозки и закрывающие документы возникают на соответствующих этапах.
- Состав определяется товаром и договорной моделью; все разрешения нужны не каждому грузу.
- Сверяйте артикулы, количество, стоимость, массу и грузовые места между документами.
- Рабочие файлы и подписанные версии храните отдельно с понятной нумерацией.
Как пользоваться списком документов
У комплекта три задачи: описать сделку и товар, подтвердить полномочия импортёра и оформить перевозку с таможенными операциями. Для российского покупателя, который сам импортирует, ниже сохранён рабочий перечень Perevoz.tech из 28 пунктов. Это не требование получить 28 отдельных документов для любого товара.
Начните с коммерческого предложения, описания и упаковочного листа. По ним определяют договорную модель, код ТН ВЭД и применимые требования. Затем собирают нужную часть комплекта до начала движения груза. Транспортные документы, сведения о выпуске и акты появляются на своих этапах, а не все одновременно до заказа.
Уставной комплект нужен при подготовке оформления и обновляется при изменениях. Для первого обращения паспорт руководителя, образцы подписей и полный устав не требуются. Сначала согласуйте цель, состав и канал передачи таких документов.
Что подтверждает каждый основной документ
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Документ | На какой вопрос отвечает | Кто даёт исходные сведения |
|---|---|---|
| Контракт и спецификация | Кто, что, в каком количестве и на каких условиях продаёт. | Покупатель и продавец. |
| Commercial invoice | Какова коммерческая стоимость фактической отгрузки. | Продавец. |
| Packing list | Как товар распределён по местам, каковы масса и размеры. | Поставщик или упаковщик по готовой партии. |
| Техническое описание | Из чего сделан товар, как работает и для чего используется. | Производитель. |
| Документы соответствия | Какие обязательные требования выполнены для конкретной продукции. | Участники применимой процедуры подтверждения соответствия. |
| Транспортный документ | Как груз принят к перевозке по соответствующему участку. | Участник перевозки. |
| ДТ и сведения о выпуске | Что заявлено при оформлении и какое решение принято. | Комплект таможенного оформления. |
| Накладная, УПД и акты | Как оформлены передача товара и выполненные услуги. | Стороны соответствующих российских операций. |
Черновик, коммерческий инвойс и подписанная версия
Proforma invoice часто используется как предварительное предложение или основание согласования оплаты. Он не должен автоматически подменять окончательные сведения о фактической отгрузке. Перед отправкой проверьте, какой документ продавец выдал на реальную партию и совпадают ли его данные с оплатой и контрактом.
Редактируемый файл нужен для проверки и подготовки согласованных исправлений, а подписанная версия для подтверждения оформленных условий. Храните их отдельно и обозначайте номер версии. Нельзя самостоятельно подменять цену, подпись или сведения о товаре в полученном файле.
Русский и английский языки и редактируемый формат ниже являются требованиями рабочего обмена Perevoz.tech. Их не следует понимать как универсальную норму о том, что любой контракт с Китаем юридически действителен только на двух языках.
1. Документы по каждой поставке
Запросите у поставщика актуальные файлы именно на отправляемую партию. Контракт, инвойс, упаковочный лист и спецификация нужны на русском и английском языках, в редактируемом формате.
Международный контракт на поставку товара
Подготовьте контракт на английском и русском языках, в редактируемом формате. Условия, стороны сделки и сведения о товаре должны соответствовать согласованной поставке.
Инвойс — invoice
На английском и русском языках, в редактируемом формате. Проверьте продавца и покупателя, наименования и количество товаров, цены, валюту, общую стоимость и условия поставки.
Упаковочный лист — packing list
На английском и русском языках, в редактируемом формате. Укажите состав партии по грузовым местам, вид упаковки, количество мест, массу нетто и брутто, размеры.
Спецификация
Отдельный документ на английском и русском языках, в редактируемом формате. Он должен полностью повторять спецификацию внутри контракта: позиции, характеристики, количество и другие согласованные сведения.
Прайс-лист поставщика
Свободная форма на бланке поставщика с календарным периодом действия. Включите все позиции из инвойса и другие реальные позиции из ассортимента, из которого выбирали товар.
Макеты маркировки
Подготовьте макеты маркировки в соответствии с применимыми техническими регламентами Таможенного союза и ЕАЭС — ТР ТС / ТР ЕАЭС. Передайте их на проверку таможенному представителю до нанесения: нужно сверить содержание и соответствие требованиям к вашему товару.
Сертификация и разрешительные документы
Состав зависит от товара. В комплект могут входить:
- Сертификат соответствия ТР ТС / ТР ЕАЭС или декларация о соответствии — по применимым требованиям.
- Документы о санитарно-гигиенической безопасности — гигиенический сертификат и другие применимые документы. Действующий вид документа, в том числе необходимость свидетельства о государственной регистрации, уточняют по товару.
- Ветеринарный или фитосанитарный сертификат — для соответствующих подконтрольных товаров.
- Сертификат происхождения. Форму выбирают по стране происхождения и применимым правилам. СТ-1, СТ-2 и другие формы нельзя автоматически требовать для любой поставки из Китая.
- Паспорт безопасности MSDS / SDS — часто требуется для химической продукции; необходимость проверяют также с учётом перевозки.
- Разрешения Минпромторга, Минздрава, Россельхознадзора и других уполномоченных органов — для отдельных категорий, например лекарств или продукции военного назначения. Возможность ввоза таких товаров проверяют отдельно.
- Для некоторых товаров обязательные сертификаты и декларации о соответствии не требуются. Это устанавливают после проверки товара, а не по одному сообщению поставщика.
Печать и подпись поставщика на белом фоне
По согласованию подготовьте образцы печати и подписи поставщика на белом фоне для оперативной подготовки согласованных исправлений: повторное согласование файлов с поставщиком может занимать время. Использование образцов и подписание документов требуют полномочий и согласия поставщика.
Платёжное поручение
Нужно, если вы самостоятельно оплачивали счёт-инвойс иностранного поставщика. Передайте платёжное поручение, относящееся к этой поставке, чтобы сопоставить оплату с контрактом и инвойсом.
Редактируемые файлы нужны для проверки и подготовки согласованных правок. Подписанные версии документов сохраняйте отдельно: рабочий файл не заменяет оформленный документ.
2. Уставные документы импортёра
Комплект российской компании предоставляется один раз и обновляется при изменениях в организации. Актуальность выписки и банковской справки согласуйте перед оформлением. Для ИП состав адаптируют к его статусу.
Карточка юридического лица РФ
Актуальная карточка компании с реквизитами для подготовки договоров и документов по поставке.
Свидетельство о постановке на налоговый учёт — ИНН
Документ о постановке российской компании на учёт в налоговом органе.
Документ о государственной регистрации — ОГРН
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо соответствующий регистрационный документ, выданный вашей компании.
Скан паспорта генерального директора
Для оформления комплекта — копия с указанием ФИО, подписью и печатью компании при её наличии; конкретное заверение согласуйте с менеджером. Передавайте её по согласованному каналу после уточнения цели и состава документов.
Оттиск печати и подпись на белом фоне
Образцы печати компании при её наличии и подписи уполномоченного лица. Порядок их передачи и допустимого использования согласуют при оформлении документов.
Уведомление из Госкомстата / Росстата
Документ со статистическими кодами организации.
Устав
Полный устав компании — все страницы, в действующей редакции.
Справка банка об открытии счетов
В рабочем перечне предусмотрена справка не старше одного месяца: сведения об открытых валютном и рублёвом счетах и ОКПО банка. Если набор счетов отличается, заранее согласуйте состав справки для вашей сделки.
Решение о создании организации
Документ, подтверждающий решение учредителя или учредителей о создании компании.
Решение о назначении генерального директора
Актуальное решение о назначении действующего руководителя.
Приказ о назначении бухгалтера
Приказ о назначении бухгалтера. Если учёт организован иначе, уточните, какой документ предоставить в вашей ситуации.
Выписка из ЕГРЮЛ
Актуальная выписка из Единого государственного реестра юридических лиц с данными компании.
Для первого обращения полный уставной комплект, паспорт и образцы подписей не нужны. Можно начать с описания товара и имеющихся коммерческих документов; состав дальнейшего обмена согласуем отдельно.
3. Документы, которые подготовит Perevoz.tech
Организуем подготовку и получение комплекта по согласованным услугам. Часть документов используется при подаче декларации, остальные оформляются по ходу перевозки и после выполнения работ.
Договор транспортно-экспедиционного обслуживания
Договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг — ТЭО — с ООО «Фаст-Тех» в модели, где клиент выступает импортёром.
Договор на услуги таможенного представителя
Организуем договорное оформление услуг зарегистрированного таможенного представителя. Он подаёт декларацию; Perevoz.tech сопровождает запросы, досмотры и исправления документов.
Счёт за транспортировку
Счёт на перевозку по согласованному маршруту и условиям поставки.
Счёт за страхование груза
При оформлении страхования подготовим счёт. Если заказчик отказывается страховать груз, в рабочем комплекте потребуется письмо об отказе от страхования.
Счета за оформление и дополнительные услуги
Счета за услуги таможенного представителя, сертификацию, маркировку, доставку от склада временного хранения — СВХ — и другие согласованные услуги. Состав зависит от вашей поставки.
Транспортные и закрывающие документы
Авианакладная, железнодорожная или автомобильная накладная — в зависимости от транспорта; для морского участка — соответствующий перевозочный документ. Также в комплект входят акт выполненных работ и страховой полис, если страхование оформлялось.
Декларация на товары — ДТ, ГТД
После таможенного оформления передаём декларацию на товары в составе согласованного комплекта. В обиходе её также называют таможенной декларацией, ТД или ГТД; документ должен относиться к вашей партии.
Что сверить в контракте, инвойсе и спецификации
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Проверка | Что должно совпадать |
|---|---|
| Участники | Наименования продавца и покупателя, реквизиты и связь с выбранной договорной схемой. |
| Товар | Артикулы, модели, характеристики, количество и единицы измерения. Отдельная спецификация повторяет согласованную спецификацию контракта. |
| Стоимость | Цена каждой позиции, валюта, общая сумма и соответствие платёжным документам. Прайс-лист охватывает все позиции инвойса. |
| Условия поставки | Базис Incoterms, согласованное место передачи и состав расходов. |
| Версия партии | Документы относятся к фактической отгрузке. При отправке части заказа не используйте без корректировки комплект на всю закупку. |
Почему инвойс не заменяет упаковочный лист
Инвойс описывает коммерческую сторону поставки: что продано, в каком количестве и по какой цене. Упаковочный лист показывает, как товар подготовлен к перевозке: распределение по местам, упаковку, массу и размеры. По нему планируют перевозку и сверяют фактически полученный груз.
Если вес или размеры пока предварительные, отметьте это в файле. Перед отправкой обновите данные по готовой упаковке и проверьте связь между товарными позициями, числом мест, массой нетто и брутто.
Учебный пример: как связать invoice с упаковкой
Все значения условные. Общая проверка: количество по артикулу из упаковочного листа должно объяснять количество того же артикула в invoice.
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Позиция | В invoice | В packing list |
|---|---|---|
| Артикул А | 100 штук × 10 условных денежных единиц = 1 000 | Коробки 1-5: по 20 штук, всего 100. |
| Артикул Б | 50 штук × 20 условных денежных единиц = 1 000 | Коробки 6-10: по 10 штук, всего 50. |
| Итог | 150 штук, стоимость 2 000 условных денежных единиц | 10 коробок; масса и габариты указываются для каждого типа места. |
Если два артикула находятся в одной коробке, это отражают в детализации, а не увеличивают число физических мест. Поддон и поставленные на него коробки нельзя автоматически считать двумя независимыми партиями.
Нетто, брутто и масса поддона
Масса нетто относится к товару, а брутто учитывает соответствующую упаковку. Уточняйте, включены ли поддоны и обрешётка в итоговые сведения. Полная масса отправляемого места должна совпадать с тем, что передают перевозчику.
Учебная ситуация: в старом packing list 10 коробок без паллет, затем склад объединил их на двух поддонах. Нужно обновить итоговую массу и внешние габариты готовых мест и сохранить связь коробок с артикулами. Документ до переупаковки больше не описывает весь фактический груз.
Если отправляется только часть заказа, invoice и packing list должны относиться к ней. Спецификацию общего контракта используют вместе с понятным распределением по отгрузкам. Иначе данные на все 1 000 единиц заказа могут ошибочно попасть в расчёт партии из 300.
Как определить документы на конкретный товар
Начните с технического описания, назначения, состава, характеристик и фотографий товара. Эти сведения нужны для проработки кода ТН ВЭД и проверки применимых требований к сертификации, разрешениям и маркировке.
Сертификат поставщика нельзя автоматически считать достаточным для ввоза и обращения в России. Нужно проверить, к какому товару, изготовителю, заявителю и схеме относится документ. Декларация о соответствии и таможенная декларация решают разные задачи и не заменяют друг друга.
Макет этикетки сверяют с описанием товара и разрешительными документами до нанесения маркировки. Требования технических регламентов и применимость обязательной цифровой маркировки проверяют отдельно.
При проверке сертификата или декларации о соответствии сопоставляйте номер, статус в реестре, заявителя, изготовителя, модели и область действия. Скан без читаемого номера и приложения не позволяет установить охват документа. Серийный документ и документ на партию также требуют разного сопоставления с закупкой.
Маркировка EAC, сведения на потребительской этикетке и обязательная цифровая маркировка являются разными вопросами. Применимость каждого определяется по товару. Не считайте, что наличие одного знака отменяет остальные требования.
Какие документы получает российский клиент
Состав и порядок передачи документов закрепляются договором. Уставной комплект для самостоятельного импортёра не следует автоматически переносить на покупателя по российскому договору.
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Модель | Участие клиента | Документальная цепочка |
|---|---|---|
| Клиент — импортёр | Сам покупает товар у иностранного поставщика и оплачивает его. | Внешнеторговый контракт, документы на партию, таможенное оформление, перевозка и закрывающие документы по ТЭО. |
| Импорт через ООО «Фаст-Тех» | Приобретает товар в России у ООО «Фаст-Тех», которое закупает и импортирует партию. | Договор купли-продажи, накладная или УПД. Номера таможенных деклараций могут указываться в УПД. |
Простой реестр готовности комплекта
Такой реестр можно вести в обычной таблице. Он полезнее переписки «все документы отправили», когда неясно, что согласовано и чего ещё нет.
Таблицу можно прокрутить вправо →
| Поле | Что записать |
|---|---|
| Документ и партия | Например, packing list по отгрузке № 2 к контракту. |
| Ответственный | Кто готовит или исправляет файл. |
| Версия и дата | Какая редакция сейчас действующая. |
| Статус | Нет / черновик / есть замечания / согласован / получен итоговый. |
| Открытый вопрос | Конкретное расхождение и что нужно подтвердить. |
| Крайний срок | Когда документ нужен для следующего действия. |
Как собрать комплект без лишней переписки
Соберите актуальные файлы
Отделите документы поставщика, сведения о компании и комплект по перевозке. Подпишите версии и укажите, к какой партии относится каждый файл.
Проверьте расхождения
Сверьте участников, артикулы, количество, стоимость, массу и места. Отдельно отметьте предварительные данные и недостающие документы.
Согласуйте до отправки
Передайте комплект на проверку, запросите у поставщика согласованные исправления и подтвердите готовность документов до начала движения груза.
Что отправить на первичную проверку
Начните с описания товара, маршрута, имеющихся инвойса и упаковочного листа, контракта или условий продавца. Если окончательных файлов ещё нет, подойдут черновики с понятными пометками.
Поможем определить, каких сведений не хватает, что запросить у поставщика и какие документы подготовить к оформлению. Полный комплект компании собирается на следующем этапе; ИНН для первого обращения не обязателен.
Вопросы и ответы
Все 28 пунктов обязательны для любой поставки?
Это рабочий список для согласования комплекта. Состав зависит от кода ТН ВЭД, товара, импортёра, договора и заказанных услуг. Например, разрешения нужны по применимости, платёжное поручение — при самостоятельной оплате поставщику, а страховой полис — при оформлении страхования.
Когда нужно подготовить документы для таможенного оформления?
Применимый комплект собирают и согласуют до начала движения груза. Документы, которые возникают по ходу перевозки и после оформления, готовят и передают на соответствующем этапе.
На каком языке и в каком формате присылать документы?
Для рабочего комплекта контракт, инвойс, упаковочный лист и спецификация нужны на русском и английском языках в редактируемом формате. Если пока есть только китайские документы или сканы, пришлите их для первичного просмотра: уточним перевод и необходимые дополнения.
Нужна ли отдельная спецификация, если она уже есть в контракте?
Да, в нашем рабочем перечне предусмотрен отдельный файл спецификации. Его содержание должно полностью повторять спецификацию внутри контракта.
Уставные документы нужно отправлять при каждой поставке?
Комплект компании предоставляют один раз и обновляют при изменениях. Актуальность отдельных документов проверяют перед оформлением: для банковской справки в рабочем перечне указан срок не более одного месяца.
Сертификат китайского поставщика всегда подходит?
Нет. Проверяют применимость документа к товару, изготовителю, участникам и требованиям выбранной процедуры. Для некоторых товаров обязательное подтверждение соответствия не требуется, но это нужно установить при проверке.
Нужны ли ИНН и паспорт директора для первого обращения?
Нет. Начните с задачи и коммерческих документов по товару. Уставной комплект, копию паспорта и образцы подписей запрашивают отдельно при подготовке оформления, с согласованием цели и способа передачи.
Как проверить связь инвойса и упаковочного листа?
Сложите количество каждого артикула по всем местам и сопоставьте с invoice. Затем проверьте итоговые места, массу и габариты готовой упаковки. При смешанных коробках нужна детализация состава.
Что менять в документах при частичной отгрузке?
Коммерческие и упаковочные сведения должны описывать фактически отправляемую часть. Сохраните связь с общим контрактом и спецификацией, но не используйте количество всего заказа как количество текущей партии.
Источники и границы применения
Материал помогает подготовить коммерческую поставку. Учебные примеры не являются тарифами или решениями по конкретному товару. Нормативные требования и параметры оборудования проверяйте для своей сделки.